Pernah menghubungi vendor tas custom, lalu langsung bertanya, “Kalau pesan 300 pcs, harganya berapa?”
Pertanyaannya memang sederhana. Namun, vendor biasanya masih perlu menanyakan beberapa hal sebelum bisa memberikan penawaran yang sesuai. Tasnya model apa? Ukurannya berapa? Menggunakan bahan apa? Ada logo atau tidak?
Hal seperti ini cukup sering terjadi ketika perusahaan sedang menyiapkan merchandise, tas seminar, atau perlengkapan kerja karyawan. Tim purchasing sudah mengetahui jumlah yang dibutuhkan, tetapi detail produknya belum sepenuhnya ditentukan.
Padahal, permintaan penawaran tas custom yang disusun dengan jelas akan membantu proses komunikasi dengan vendor. Perusahaan juga lebih mudah membandingkan beberapa penawaran karena spesifikasi yang diminta menggunakan acuan yang sama.
Lalu, informasi apa saja yang sebaiknya disiapkan sebelum meminta penawaran?
Apa Itu Permintaan Penawaran Tas Custom?
Permintaan penawaran atau Request for Quotation (RFQ) adalah permintaan informasi harga dan ketentuan pengadaan berdasarkan kebutuhan barang yang dijelaskan calon pembeli.
Dalam konteks tas custom, RFQ dapat memuat model tas, ukuran, material, desain logo, jumlah kebutuhan, lokasi pengiriman, dan waktu barang harus diterima.
Dokumennya tidak harus panjang. Untuk kebutuhan sederhana, ringkasan dalam email atau pesan bisnis bisa menjadi awal pembicaraan.
Namun, apabila pengadaan melibatkan beberapa divisi dan perbandingan vendor, sebaiknya seluruh informasi disusun dalam satu dokumen agar lebih mudah diperiksa bersama.
Tujuan utamanya bukan sekadar memperoleh harga paling rendah, melainkan memastikan penawaran yang diterima benar-benar membahas tas dengan kebutuhan dan spesifikasi yang sama.
1. Tentukan Fungsi Tas Sebelum Memilih Model
Langkah pertama adalah memahami siapa pengguna tas dan apa yang akan mereka bawa.
Misalnya, perusahaan ingin menyediakan tas untuk peserta pelatihan. Jika isinya hanya modul A4 dan alat tulis, kebutuhan modelnya berbeda dengan ransel untuk karyawan yang membawa laptop setiap hari.
Untuk kegiatan seminar, tote bag atau tas selempang dapat menjadi alternatif. Sementara itu, kebutuhan perlengkapan kerja yang lebih banyak mungkin lebih sesuai menggunakan backpack.
Tidak perlu langsung menentukan seluruh detail teknis. Setidaknya, jelaskan tujuan penggunaan, barang utama yang harus masuk, dan gambaran aktivitas penggunanya.
Sebagai referensi, Anda bisa membaca artikel Polo Global tentang tas seminar untuk event profesional sebelum menentukan model yang akan dimasukkan ke dalam permintaan penawaran.
2. Siapkan Spesifikasi Dasar yang Mudah Dipahami
Setelah model dipilih, tuliskan detail produk yang diinginkan. Semakin jelas spesifikasinya, semakin mudah vendor memahami kebutuhan pemesan.
Beberapa informasi yang penting dicantumkan antara lain ukuran panjang, lebar, dan tinggi atau kedalaman; bahan utama; warna; serta jumlah kompartemen.
Jangan hanya menuliskan “ransel ukuran sedang” atau “tote bag bahan premium”. Istilah tersebut bisa ditafsirkan berbeda oleh setiap pihak.
Jika ukuran belum diketahui, jelaskan barang yang harus ditampung. Misalnya, tas perlu memuat dokumen A4, notebook, botol minum, dan perlengkapan pribadi.
Begitu juga dengan material. Anda tidak harus memahami seluruh jenis kain, tetapi sebaiknya memberikan gambaran karakter yang diinginkan, seperti ringan, cukup tegak, atau sesuai penggunaan harian.
Untuk memahami hubungan antara bahan dan fungsi ransel, tersedia pembahasan cara memilih bahan tas ransel custom dari Polo Global.
3. Kirim Referensi Desain dan File Logo
Foto referensi sangat membantu, tetapi jangan langsung menganggap vendor mengetahui seluruh detail yang Anda inginkan hanya dari satu gambar.
Misalnya, Anda mengirim foto ransel berwarna hitam. Jelaskan bagian mana yang ingin ditiru: bentuk utama, posisi kantong, model tali, atau susunan resleting.
Jika ada beberapa foto referensi, beri keterangan agar tidak membingungkan.
Untuk kebutuhan logo perusahaan, siapkan file dengan kualitas yang memadai. File vektor seperti AI, EPS, atau PDF berbasis vektor dapat memudahkan pengolahan desain apabila tersedia.
Sertakan juga posisi logo, perkiraan ukuran, serta warna yang diinginkan. Teknik sablon atau bordir bisa didiskusikan berdasarkan karakter bahan dan desain.
Apabila belum menentukan metode aplikasinya, artikel Polo Global mengenai perbedaan bordir dan sablon untuk tas custom dapat menjadi referensi sebelum berkonsultasi.
4. Cantumkan Jumlah, Anggaran, dan Tanggal Kebutuhan
Tiga informasi ini sebaiknya tidak ditunda sampai desain selesai.
Pertama, sampaikan jumlah tas yang dibutuhkan. Jika angkanya belum final, jelaskan perkiraan jumlah dan tanyakan apakah vendor dapat memberikan alternatif penawaran berdasarkan kuantitas.
Kedua, jika perusahaan memiliki kisaran anggaran, informasi tersebut bisa disampaikan untuk membantu diskusi mengenai pilihan material dan spesifikasi.
Ketiga, tuliskan kapan tas harus sudah diterima, bukan hanya kapan acara dilaksanakan.
Misalnya, sebuah seminar berlangsung tanggal 20 November. Jika panitia membutuhkan waktu untuk menata perlengkapan peserta, tanggal penerimaan tas perlu ditetapkan sebelum hari kegiatan.
Jangan lupa mencantumkan kota dan lokasi tujuan pengiriman. Informasi ini diperlukan agar komponen pengiriman dapat dibicarakan bersama penawaran produk.
5. Contoh Format Permintaan Penawaran Tas Custom
Berikut contoh sederhana yang dapat disesuaikan oleh tim purchasing ketika menghubungi vendor.
Contoh RFQ — Simulasi kebutuhan perusahaan
| Informasi | Contoh Kebutuhan |
|---|---|
| Keperluan | Tas untuk pelatihan karyawan |
| Model | Backpack minimalis |
| Jumlah | 300 pcs |
| Ukuran | Disesuaikan agar memuat laptop dan dokumen A4 |
| Bahan | Meminta rekomendasi berdasarkan penggunaan |
| Warna | Navy |
| Kompartemen | Ruang utama, sekat laptop, kantong depan |
| Logo | Logo perusahaan pada bagian depan |
| Referensi | Foto model dan file logo terlampir |
| Lokasi pengiriman | Surabaya |
| Tanggal dibutuhkan | 10 November 2026 |
| Permintaan tambahan | Informasi opsi sampel, jika tersedia |
Contoh tersebut bukan pesanan pelanggan Polo Global. Angka dan tanggal hanya digunakan sebagai ilustrasi format RFQ.
Jika belum mempunyai ukuran final, bagian tersebut dapat ditandai sebagai informasi yang masih perlu didiskusikan. Yang penting, vendor mengetahui bagian mana yang sudah pasti dan mana yang masih terbuka untuk rekomendasi.
6. Cara Membandingkan Penawaran Tas Custom dari Beberapa Vendor
Setelah menerima beberapa penawaran, jangan langsung membandingkan nominal akhirnya saja.
Perhatikan apakah model, ukuran, bahan, kompartemen, dan teknik logo yang ditawarkan benar-benar setara.
Sebagai contoh, vendor pertama mungkin memberikan harga untuk ransel dengan sekat laptop berbantalan, sedangkan vendor kedua menawarkan model dengan pemisah kain biasa.
Jika hanya membandingkan harga per tas, kedua penawaran tersebut terlihat serupa, padahal spesifikasinya berbeda.
Periksa juga apakah biaya pengiriman, pengembangan desain, atau pembuatan sampel termasuk dalam penawaran atau dibahas terpisah.
Apabila ada informasi yang belum jelas, minta penjelasan sebelum mengambil keputusan.
Dengan begitu, pembahasan penawaran tidak terjebak pada mencari angka termurah, tetapi mempertimbangkan kesesuaian barang dengan kebutuhan perusahaan.
7. Periksa Kembali Detail Sebelum Menyetujui Pesanan
Setelah memilih vendor, masih ada beberapa hal yang perlu dipastikan.
Periksa kembali spesifikasi final, termasuk model, ukuran, warna, jenis material, kompartemen, posisi logo, jumlah barang, dan alamat pengiriman.
Pastikan juga siapa yang memiliki kewenangan menyetujui desain dari pihak perusahaan. Jika keputusan melibatkan marketing, HRD, dan purchasing, sebaiknya seluruh masukan disatukan sebelum konfirmasi final diberikan.
Tanyakan apakah vendor menyediakan mockup atau sampel fisik, bagaimana ketentuannya, serta detail apa saja yang perlu dikonfirmasi sebelum produksi.
Tidak semua pesanan membutuhkan tahapan yang sama, sehingga mekanisme persetujuan sebaiknya dibicarakan sesuai ketentuan vendor.
Kesimpulan
Permintaan penawaran tas custom yang baik tidak harus menggunakan dokumen rumit. Hal terpenting adalah informasi produknya jelas dan mudah dipahami.
Siapkan tujuan penggunaan, model, ukuran atau barang bawaan, material, warna, logo, jumlah kebutuhan, kisaran anggaran jika tersedia, serta tanggal dan lokasi pengiriman.
Bagi tim purchasing yang sedang menyiapkan pengadaan tas perusahaan, Polo Global menyediakan layanan pembuatan tas custom di Surabaya. Melalui formulir permintaan penawaran di website, calon pemesan dapat menyampaikan jumlah kebutuhan, tanggal penggunaan, dan contoh desain untuk memulai konsultasi.
Sebagai tambahan referensi, Anda juga dapat membaca panduan pertanyaan konsultasi tas custom dari Tasindo. Sementara itu, Pabrik Tas PEGE menyediakan pembahasan mengenai cara menyusun brief tas agar kebutuhan desain lebih mudah dipahami vendor.
Dengan informasi yang terstruktur sejak awal, proses meminta dan membandingkan penawaran akan lebih terarah, sehingga perusahaan dapat memilih spesifikasi berdasarkan kebutuhan yang benar-benar diperlukan.
